HR / HRTech

Dla agencji rekrutacyjnych, startupów HRTech i działów HR budujemy systemy rekrutacji, obiegu dokumentów pracowniczych i onboardingu. Typowy problem to proces rozsypany między ATS, arkusze i maile — nikt nie widzi całości. Narzędzie wewnętrzne musi być wygodniejsze od arkusza, inaczej zespół po prostu z niego nie skorzysta.

Nasi klienci z branży HR

  • HR Hints

Szukasz projektu z branży HR? Porozmawiajmy.

Maksymalnie 5 MB — dokumenty i obrazy

lub wyślij maila bezpośrednio na
[email protected]

Narzędzia HR, które nadążają za realnym procesem rekrutacji

W HR pracujemy z agencjami rekrutacyjnymi, startupami hrtech i firmami, które mają własny dział HR i wyrosły z gotowych narzędzi. Problem jest zwykle ten sam: proces rekrutacyjny albo kadrowy jest rozsypany między system ATS, arkusze, maile i kalendarz, a nikt nie widzi całości.

Buduje się tu przede wszystkim systemy do rekrutacji, obiegu dokumentów pracowniczych, onboardingu i szkoleń. Rzadziej chodzi o brak funkcji — częściej o to, że narzędzie nie zgadza się z procesem, który firma faktycznie stosuje.

Dlaczego gotowy ATS przestaje wystarczać

Gotowe narzędzia zakładają jeden uniwersalny proces rekrutacji. Tymczasem agencja pracuje inaczej niż dział HR w produkcji, a rekrutacja specjalistów IT inaczej niż masowa. Kiedy firma zaczyna prowadzić proces obok narzędzia — w arkuszach i mailach — to znak, że narzędzie przegrało. Budowę własnego systemu zaczynamy więc od zmapowania procesu takiego, jaki jest, z jego wyjątkami — dopiero potem powstaje interfejs.

Widoczność firmy HR na zewnątrz to osobny wątek: strona doradztwa czy agencji musi dać się aktualizować bez programisty, bo oferta i treści zmieniają się z tygodnia na tydzień. Tak przebudowaliśmy serwis firmy doradztwa HR — na narzędziach, które zespół obsługuje samodzielnie.

Drugi nurt to dokumenty: umowy, aneksy, zgody, badania, szkolenia BHP. Obieg papierowy kończy się segregatorami i pytaniem „czy to na pewno wróciło podpisane". Cyfrowy obieg z podpisem elektronicznym i automatycznymi przypomnieniami zdejmuje z kadr najbardziej mechaniczną część pracy — a pracownikowi daje jedno miejsce, w którym widzi swoje sprawy.

Na co uważać przy narzędziach wewnętrznych

Narzędzie wewnętrzne nie ma marketingu, który zmusi ludzi do używania — albo jest wygodniejsze od arkusza, albo umiera. Dlatego w tych projektach interfejs nie jest kosmetyką: liczy się liczba kliknięć w codziennych czynnościach, sensowne wartości domyślne i to, żeby system podpowiadał następny krok procesu. Tę część pracy wykonujemy w ramach projektowania UX/UI z testami na osobach, które będą narzędzia używać naprawdę.

Case studies z branży HR

„Mimo ciągłych zmian w funkcjonalności systemu wspólnie z Boring Owl doprowadziliśmy go do wersji przeznaczonej do sprzedaży. Dla nas Boring Owl to nie tylko software house, ale też partner i doradca biznesowy. Dobrze doradzali na każdym etapie.”

Hubert Zaborowski — Co-Owner, SHM Sp. z o.o.

Opinia z Clutch (tłum. z angielskiego)

Podstawy

Co w HR warto zautomatyzować, a co lepiej zostawić ludziom

HRTech obejmuje rekrutację, wdrożenie nowych osób, ewidencję czasu, wnioski urlopowe, oceny i szkolenia. To obszar, w którym automatyzacja daje szybkie efekty, bo znaczna część pracy to obieg dokumentów i przypominanie o terminach.

Najwięcej czasu odzyskuje się zwykle na trzech rzeczach: wnioskach urlopowych z automatycznym obiegiem akceptacji, wdrożeniu nowej osoby według listy kroków zamiast pamięci przełożonego, oraz jednym miejscu z aktualnymi danymi pracownika.

Czego nie warto automatyzować: rozmów o wynikach i decyzji o ludziach. System może przypomnieć, zebrać dane i pokazać historię — ocena pozostaje rozmową, a próba zastąpienia jej formularzem daje wypełnione ankiety i zero informacji.

Redesign w Webflow z CMS - strona, którą zespół obsługuje samodzielnie — realizacja Boring Owl

Przebieg

Jak wdrażamy narzędzia HR

Zaczynamy od zmapowania procesu takim, jaki jest — z osobami, które go wykonują, nie z opisu w regulaminie. Z tego wychodzi lista miejsc, w których dane przepisuje się ręcznie albo czeka na czyjąś decyzję, i to ona wyznacza kolejność prac.

Potem zaczynamy od jednego procesu z największym wolumenem — najczęściej wnioski urlopowe albo rekrutacja. Efekt jest widoczny w tygodniach i buduje zgodę na kolejne kroki.

Po Twojej stronie są zasady (kto akceptuje, w jakiej kolejności), dane pracowników i decyzja o zakresie widoczności. Po naszej stronie wdrożenie, integracje z kadrami i szkolenie.

Na czas wpływa liczba wyjątków w regulaminie. Firma z jednym schematem akceptacji wdraża się szybko; firma, w której każdy dział ma własne zasady, wymaga najpierw rozstrzygnięcia, które z nich zostają.

Decyzje

Decyzje, które warto podjąć przed wdrożeniem

Ile wyjątków przenosicie. Każdy wyjątek w obiegu akceptacji to osobna ścieżka do zbudowania i utrzymania. Wdrożenie systemu bywa najlepszą okazją, żeby zapytać, czy wszystkie są jeszcze potrzebne.

Kto widzi dane pracownika. Przełożony, kadry, sam pracownik — trzy różne zakresy. Nadmiarowa widoczność w HR ma konsekwencje, których nie ma w innych systemach.

Czy dane idą do kadr automatycznie. Jeśli nie, ktoś będzie przepisywał — a wtedy część korzyści znika. To integracja, którą warto rozstrzygnąć na starcie, bo zależy od tego, co udostępnia system kadrowy.

Czego nie robić. Nie automatyzuj ocen okresowych w nadziei, że zastąpią rozmowę. Nie zbieraj danych „na przyszłość". I nie wdrażaj obiegu akceptacji, którego nikt nie stosuje w praktyce — to okazja, żeby go uprościć, nie utrwalić.

Technologie w branży HR

Webflow

Webflow to nowoczesne narzędzie do projektowania i tworzenia stron internetowych, które łączy intuicyjny edytor wizualny z zaawansowanymi możliwościami kodowania - bez konieczności pisania kodu.

WIĘCEJ TECHNOLOGII
Wzór graficzny Boring Owl — HR / HRTech

Zakres

Technologia dla firm, które pracują ludźmi

Redesign HR Hints w Webflow z CMS oddał stronę w ręce zespołu marketingu — publikują sami, bez programisty. HRTech to dla nas narzędzia komunikacji pracodawcy i produkty usprawniające procesy rekrutacji i obsługi pracowników.

Co budujemy

Strony pracodawców, rekrutacje, narzędzia wewnętrzne

Typowy zakres: strony karier z ofertami zasilanymi z systemu, formularze aplikacyjne bez tarcia, narzędzia wewnętrzne — onboarding, wnioski, obieg dokumentów. W rekrutacji liczy się prostota aplikowania: każdy zbędny krok formularza to utraceni kandydaci, dokładnie jak w e-commerce z koszykiem.

Dane kandydatów

RODO w rekrutacji potraktowane poważnie

Dane kandydatów mają swój reżim: zgody na przyszłe rekrutacje, retencja CV, prawo do usunięcia. Wbudowujemy to w systemy rekrutacyjne zamiast zostawiać w regulaminie — automatyczne czyszczenie po terminie, rejestr zgód, dostępy tylko dla osób prowadzących proces. Pracodawca, który szanuje dane kandydatów, zaczyna budować zaufanie przed pierwszym dniem pracy.

FAQ

Pytania, które słyszymy z obszaru HR

  • Rozdzielmy dwie warstwy. Naliczanie składek i zasiłków zostaje w programie kadrowo-płacowym — to on ma zaszyte przepisy i jest aktualizowany przy każdej ich zmianie. System HR odpowiada za to, co dzieje się wokół: zebranie deklaracji do PPK, przyjęcie zwolnienia pobranego z profilu płatnika i powiązanie go z grafikiem oraz z wnioskami urlopowymi. Próba przeniesienia naliczeń do systemu HR kończy się utrzymywaniem drugiego kalkulatora płac.

  • Jeśli udostępnia interfejs — tak, i warto to rozstrzygnąć na starcie. Bez tej integracji ktoś będzie przepisywał dane, a wtedy znaczna część korzyści z wdrożenia znika.

  • Można, ale postać elektroniczna nie oznacza skanów w katalogu. Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią, ułożone w wymaganej strukturze części akt i zabezpieczone tak, żeby dało się wykazać, że nikt ich nie podmienił. Przy przejściu z papieru trzeba też poinformować pracowników i dać im możliwość odbioru poprzedniej wersji. To wykonalne, tylko wymaga zaplanowania — nie jest to zmiana wyłącznie techniczna.

  • System może przypomnieć, zebrać dane i pokazać historię. Nie zastąpi rozmowy — próba zastąpienia jej formularzem daje wypełnione ankiety i zero informacji.

  • Przełożony, kadry i sam pracownik to trzy różne zakresy. Nadmiarowa widoczność w HR ma konsekwencje, których nie ma w innych systemach, więc ustalamy to przed wdrożeniem, nie po.
Porozmawiajmy

Zbudujmy wspólnie produkty cyfrowe dla Twojej firmy

Powiązane artykuły

Interesuje cię narzędzie wspierające HR?

Strony i systemy dla firm rekrutacyjnych i HR — od serwisów z CMS obsługiwanych przez zespół po integracje z narzędziami rekrutacji.

Napisz do nas

Pozostałe branże

ZOBACZ WSZYSTKIE
5 CASE STUDIES

Finanse / FinTech

Projektujemy i rozwijamy rozwiązania cyfrowe dla firm finansowych, ubezpieczeniowych, pożyczkowych i startupów FinTech. Tworzymy wnioski online, kalkulatory, panele klienta i dedykowane systemy, łącząc dobry UX z bezpieczeństwem danych i niezawodną architekturą. Upraszczamy procesy, które dla użytkownika powinny być proste — nawet jeśli pod spodem działają złożone reguły, integracje i wymagania biznesowe.

5 CASE STUDIES

Nieruchomości / PropTech

Dla deweloperów, agencji nieruchomości, operatorów najmu i firm PropTech tworzymy systemy, które porządkują sprzedaż, najem i dane o lokalach. Budujemy m.in. dedykowane CRM-y, portale ofert, systemy rezerwacyjne, panele klienta i narzędzia analityczne - zintegrowane z rozwiązaniami, z których Twój zespół już korzysta.

4 CASE STUDIES

Budownictwo / ConTech

W budownictwie i ConTech pracujemy z wykonawcami, deweloperami i biurami projektowymi. Budujemy bazy inwestycji, systemy obsługi zleceń i serwisy porządkujące komunikację B2B. Cyfryzacja wchodzi tu później niż gdzie indziej, więc punktem wyjścia bywa zastąpienie papieru i arkuszy jednym spójnym systemem z historią zmian.

3 CASE STUDIES

Edukacja / EdTech

Budujemy platformy e-learningowe i systemy LMS dla startupów EdTech, uczelni, firm szkoleniowych i szkół językowych. Miarą sukcesu jest tu ukończony kurs, nie długość listy funkcji — dlatego zaczynamy od ścieżki ucznia: pierwszego wejścia, widocznego postępu i powrotu do nauki przerwanej dwa tygodnie temu. Płatności, licencje grupowe i raporty podpinamy pod ten jeden cel.

3 CASE STUDIES

Prawo / LegalTech

Projektujemy strony internetowe i dedykowane oprogramowanie dla kancelarii, działów prawnych oraz firm LegalTech. Tworzymy m.in. kalkulatory, formularze kwalifikujące, systemy obiegu dokumentów i rozwiązania usprawniające obsługę spraw. Automatyzujemy powtarzalne procesy, pozostawiając ocenę prawną po stronie prawnika.

2 CASE STUDIES

Motoryzacja / Mobility

Pracujemy z producentami i dystrybutorami części oraz markami automotive sprzedającymi online. Budujemy sklepy i katalogi, w których klient trafia do właściwej części - po marce, modelu i wersji silnika, po numerze OE albo po zamienniku. Dbamy o to, aby rozwój na kolejnych rynkach oznaczał konfigurację istniejącej platformy, a nie budowę następnego sklepu od podstaw.