ERP
Rzadko budujemy cały ERP od zera — częściej dokładamy moduły albo warstwę integracyjną spinającą magazyn, sprzedaż, finanse i produkcję z tym, co już w firmie działa (SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP). Wdrożenie traktujemy jako porządkowanie procesów, które system ma utrwalić, a nie jako projekt czysto informatyczny.
Firmy które nam zaufały
Podstawy
Czym jest ERP i dlaczego wdrożenia tak często się przeciągają
ERP to system spinający procesy firmy w jednym miejscu: magazyn, produkcję, zakupy, sprzedaż i finanse. Jego wartość nie polega na żadnym pojedynczym module, tylko na tym, że dane wpisane raz są widoczne wszędzie tam, gdzie są potrzebne.
Wdrożenia ERP mają zasłużoną reputację długich i trudnych, i przyczyna rzadko leży w technologii. Leży w tym, że system wymusza opisanie procesów, które w firmie działają na zasadzie „Pani Kasia wie". Ten etap odkrywa rozbieżności, których nikt wcześniej nie widział — i to on trwa, nie konfiguracja.
Uczciwie: nie każda firma potrzebuje ERP. Przy jednym magazynie, prostym asortymencie i księgowości zewnętrznej dobry system magazynowy plus dobra księgowość robią to samo za ułamek ceny. ERP zaczyna się bronić, gdy liczba miejsc, w których te same dane wpisuje się ręcznie, przestaje być policzalna z pamięci.
Zobacz wybrane projekty dla naszych klientów
„System, który dla nas stworzyli, zmierza we właściwym kierunku i zaczyna się zwracać — ogólnie jesteśmy zadowoleni. To mniejsza firma, dzięki czemu mogą skupić się na nas i elastycznie dopasować się do naszych potrzeb.”
Michał Molicki — Co-Owner, Grow Creator
Opinia z Clutch (tłum. z angielskiego)
Przebieg
Jak prowadzimy wdrożenie, żeby nie stanęło na etapie analizy
Zaczynamy od jednego obszaru, nie od całej firmy. Wybieramy ten, w którym ból jest największy i mierzalny — najczęściej magazyn albo zamówienia — i doprowadzamy go do działania. Dopiero potem dokładamy kolejne. Wdrożenia „wszystko naraz" to właśnie te, które trwają latami.
Każdy obszar przechodzi tę samą drogę: mapowanie procesu z osobami, które go wykonują, konfiguracja, migracja danych, praca równoległa ze starym systemem przez ustalony czas, przełączenie. Praca równoległa jest kosztowna i nie da się jej pominąć — to jedyny moment, w którym wychodzą różnice między tym, co system liczy, a tym, co firma wie.
Po Twojej stronie są osoby znające procesy, decyzje o tym, który sposób pracy zostaje, gdy działy robią to samo inaczej, oraz dane do migracji. Po naszej stronie analiza, konfiguracja lub budowa, integracje i szkolenia.
Na czas wpływa liczba obszarów i to, ile procesów wymaga rozstrzygnięcia między działami. To drugie jest zwykle wąskim gardłem i nie da się go przyspieszyć technicznie.
Decyzje
Decyzje, które kosztują najwięcej, gdy zapadną za późno
Gotowy system czy budowany pod siebie. Gotowy ERP wymusi dopasowanie procesów do narzędzia — i to zwykle dobrze, bo te procesy są przemyślane. Modyfikowanie gotowego ERP jest najdroższą ze wszystkich dróg: płacicie za rozwiązanie i za jego przerabianie, a każda aktualizacja zderza się z Waszymi zmianami. Własny system ma sens tam, gdzie proces jest przewagą konkurencyjną, a nie tylko przyzwyczajeniem.
Który obszar pierwszy. Nie najważniejszy, tylko taki, którego efekt widać szybko i który dotyczy ludzi gotowych na zmianę. Pierwsze wdrożenie buduje zaufanie do całej reszty albo je niszczy.
Co robimy z historią. Migracja pełnej historii jest droga i zwykle niepotrzebna. Częściej wystarczy stan otwarty plus archiwum do odczytu. To decyzja o kosztach, nie o technologii.
Czego nie robić. Nie wdrażaj wszystkiego naraz. Nie pomijaj pracy równoległej ze starym systemem. I nie odwzorowuj procesu, o którym sami mówicie, że jest zły — to jedyny moment, żeby go uprościć.
Zakres
Moduły i integracje zamiast rewolucji
Rzadko budujemy cały ERP od zera — częściej dokładamy moduły albo warstwę integracyjną spinającą magazyn, sprzedaż, finanse i produkcję z tym, co już w firmie działa (SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP). Wdrożenie traktujemy jako porządkowanie procesów, które system ma utrwalić, a nie jako projekt czysto informatyczny.
System projektujemy z ludźmi z hali i magazynu, nie tylko z zarządem — ekrany pod skanery i tablety, minimalna liczba kliknięć w powtarzalnych operacjach, odporność na pracę w rękawicach i słabe Wi-Fi.
Własność systemu zostaje po stronie firmy — kod, dane i kierunek rozwoju bez uzależnienia od cennika zewnętrznego vendora.
Integracje
Dane wpisane raz, obecne wszędzie
Najczęstszy problem, z którym przychodzą firmy, to nie brak ERP, lecz wyspy: magazyn w jednym systemie, faktury w drugim, zamówienia w arkuszu. Budujemy warstwę integracyjną, w której dokument wprowadzony raz płynie przez wszystkie systemy — z walidacjami i logiem zdarzeń, żeby dało się prześledzić każdą rozbieżność. To zwykle szybszy zwrot niż wymiana całego ERP.
Wdrożenie etapami
Działający etap co kwartał zamiast wielkiego wybuchu
Wdrożenia big-bang mają brzydką statystykę — dlatego dzielimy pracę na etapy, z których każdy zostawia działającą wartość: najpierw proces, który boli najbardziej, potem kolejne. Migracja danych z kontrolami liczbowymi, okres równoległy tam, gdzie ryzyko tego wymaga, szkolenia na realnych scenariuszach zespołu. Automatyzacja umów i płatności w Balticon weszła dokładnie tak — etapami, bez zatrzymania operacji.
FAQ
Pytania, które słyszymy przed wdrożeniem ERP
System ERP to jedno oprogramowanie, w którym firma prowadzi kluczowe procesy: sprzedaż, magazyn, zakupy, produkcję i finanse. Zamiast kilku niepołączonych narzędzi i arkuszy dane leżą w jednym miejscu, więc stan magazynu widziany przez handlowca jest tym samym stanem, który widzi księgowość. Skrót pochodzi od enterprise resource planning, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Koszt zależy przede wszystkim od liczby procesów objętych wdrożeniem i od tego, ile z nich odbiega od standardu dostępnego w gotowym systemie. Najmocniej podnoszą go trzy rzeczy: integracje z systemami, które muszą zostać, migracja danych z niespójnych źródeł oraz nietypowe reguły — rabaty, warianty produktów, obieg akceptacji. Wdrożenie etapami, zaczynając od jednego procesu, rozkłada koszt w czasie i pozwala zweryfikować założenia, zanim zapadną decyzje na resztę firmy.
Zacznij od spisania procesów, które mają w nim działać, i sprawdzenia, ile z nich gotowy system obsługuje bez przeróbek. Im większa część, tym tańsze i szybsze wdrożenie. Dopiero potem patrz na listę funkcji i cenę licencji — system, który ma wszystko, ale nie obsługuje sposobu, w jaki naprawdę pracujecie, kosztuje najwięcej po starcie.
ERP zaczyna się opłacać wtedy, gdy te same dane są przepisywane między narzędziami i nikt nie wie, która wersja jest prawdziwa. Jeśli firma pracuje na kilku arkuszach, które ktoś ręcznie uzgadnia, to jest właśnie ten moment. Przy prostym, jednorodnym procesie tańsze bywa uporządkowanie obecnych narzędzi niż wdrożenie systemu, który obsłuży wszystko.
Bo najdłuższy etap nie jest techniczny, tylko organizacyjny: trzeba ustalić, jak procesy mają wyglądać po zmianie. Do tego dochodzi migracja danych, która niemal zawsze obnaża niespójności ciągnące się latami. Sama konfiguracja i integracje to zwykle mniejsza część harmonogramu niż uzgodnienia i porządkowanie danych.
Zbudujmy wspólnie produkty cyfrowe dla Twojej firmy
Artykuły o produkcie
Interesuje cię integracja systemów w firmie?
Moduły i warstwy integracyjne spinające magazyn, sprzedaż, finanse i produkcję — z systemami, które już w firmie działają.
Napisz do nas