Wynajem magazynu w minuty zamiast dni - automatyzacja umów i płatności
Klient: Balticon S.A.
Branża: Logistyka / LogTech
Transformacja cyfrowa
Porządkujemy i cyfryzujemy procesy, które dziś opierają się na Excelu, mailach, papierowych dokumentach i ręcznym przepisywaniu danych. Automatyzujemy obieg dokumentów, płatności i informacji, integrujemy istniejące systemy oraz tworzymy dedykowane aplikacje tam, gdzie są naprawdę potrzebne. Zaczynamy od analizy procesów, żeby w pierwszej kolejności wdrażać zmiany, które najbardziej odciążają zespół i dają najszybszy efekt biznesowy.
Firmy które nam zaufały
Podstawy
Co znaczy transformacja cyfrowa?
Transformacja cyfrowa to zamiana procesów opartych na ludzkiej pamięci, arkuszach i mailu na takie, które mają jedno źródło danych i wykonują się same wszędzie tam, gdzie nie potrzeba decyzji człowieka. Hasło jest szerokie, konkret wąski: ta sama praca ma zajmować mniej czasu i dać się odtworzyć bez konkretnej osoby. Rozpoznać, że jest potrzebna, jest łatwiej niż ją zdefiniować:
- te same dane wpisuje się w trzy miejsca,
- raport za miesiąc powstaje przez dwa dni,
- nikt nie wie, na jakim etapie jest sprawa, dopóki nie zapyta,
- odejście jednej osoby zatrzymuje proces.
Warto od razu powiedzieć, czym transformacja cyfrowa nie jest: zakupem systemu. Narzędzie wdrożone na nieuporządkowany proces daje ten sam bałagan, tylko droższy i trudniejszy do zmiany. Kolejność jest odwrotna — najpierw zrozumieć i uprościć proces, dopiero potem go zautomatyzować.
Zobacz projekty transformacji cyfrowej dla naszych klientów
Papierowa dokumentacja TSL zastąpiona aplikacją z e-podpisem
Klient: Green Transit
Branża: Logistyka / LogTech
„Analizy powstają teraz szybciej i dokładniej. Produkt robi dokładnie to, czego potrzebowaliśmy, a największe wrażenie zrobiła na nas wiedza zespołu.”
Michał Szpin — CEO, Pure Alpha Investments
Opinia z Clutch (tłum. z angielskiego)
Przebieg
Od mapy procesów do wdrożonej automatyzacji
Zaczynamy od zmapowania tego, jak praca wygląda naprawdę — z osobami, które ją wykonują, a nie z opisu w regulaminie. Wychodzi z tego lista miejsc, w których dane są przepisywane ręcznie, czeka się na czyjąś decyzję albo powtarza tę samą czynność. Do każdego dopisujemy szacowany czas: to jest podstawa do wyboru, co robić najpierw. Potem wybieramy jeden proces — ten o najlepszym stosunku oszczędzonego czasu do trudności — i doprowadzamy go do końca. Pierwsze wdrożenie ma pokazać efekt w kilka tygodni, a nie po roku. Dopiero na tej podstawie planujemy kolejne, bo wtedy rozmowa o priorytetach opiera się na wyniku, a nie na obietnicy.
Narzędzia dobieramy do zadania: czasem to integracja istniejących systemów, czasem gotowe narzędzie do automatyzacji, czasem własna aplikacja. Po Twojej stronie potrzebujemy udziału osób wykonujących proces i osoby decyzyjnej, która rozstrzygnie sporne kwestie. Po naszej stronie jest mapa, rekomendacje, wdrożenie i szkolenie.
Na czas wpływa liczba procesów, gotowość organizacji do zmiany nawyków i to, czy systemy, które trzeba połączyć, w ogóle pozwalają się połączyć.
Decyzje
Decyzje, które przesądzają o powodzeniu transformacji
Od czego zacząć. Nie od procesu najważniejszego, tylko od takiego, który da widoczny efekt szybko i dotyczy ludzi chętnych do zmiany. Pierwsze wdrożenie buduje zaufanie do całej reszty albo niszczy je.
Automatyzować czy najpierw uprościć. Zautomatyzowany zły proces jest gorszy niż ręczny zły proces, bo jest szybszy i trudniejszy do zmiany. Zanim cokolwiek podłączymy, warto sprawdzić, czy połowa kroków jest jeszcze do czegoś potrzebna.
Gotowe narzędzie czy własne rozwiązanie. Gotowe wygrywa, gdy proces jest typowy — i wtedy dopasuj proces do narzędzia, a nie odwrotnie, bo modyfikowanie gotowego systemu to najdroższa możliwa ścieżka. Własne ma sens tam, gdzie proces jest Twoją przewagą.
Czego nie robić. Nie zaczynaj od zakupu systemu. Nie automatyzuj procesu, którego nikt nie potrafi opisać. I nie pomijaj osób, które go wykonują — wdrożenie ustalone ponad ich głowami wraca w postaci równoległego obiegu w arkuszu.
Zakres
Cyfryzacja mierzona skróconym procesem, nie liczbą systemów
Zakres bywa różny, ale wraca w podobnych układach:
- Obieg dokumentów i umów — wniosek, akceptacja, podpis elektroniczny, archiwum. Zamiast wydruku, skanu i kuriera.
- Płatności i rozliczenia cykliczne — płatność online w tej samej sesji co umowa, subskrypcje odnawiane bez ręcznego potwierdzania przelewu.
- Integracje między systemami — dane wprowadzone raz trafiają wszędzie, gdzie są potrzebne, zamiast być przepisywane.
- Panele dla klientów i kontrahentów — status sprawy dostępny bez dzwonienia do obsługi.
- Raporty i dane w jednym miejscu — zamiast zestawienia składanego ręcznie przez dwa dni.
- Automatyzacje powtarzalnych czynności — powiadomienia, generowanie dokumentów, przenoszenie danych, przypomnienia o terminach.
Każdy z tych elementów da się wdrożyć osobno i zwykle tak właśnie robimy.
Technologie, których używamy
- Stos wdrożeń
Cyfryzowane procesy dostają fundament, który da się utrzymać latami: aplikacje w Next.js i Node.js na bazie PostgreSQL — technologie z dużym rynkiem specjalistów, bez uzależnienia od egzotyki.
Systemy
ERP, CRM i integracje zamiast ręcznego przepisywania
Nie każdy proces wymaga budowy nowego systemu. Często największy efekt daje połączenie narzędzi, które firma już wykorzystuje — ERP, CRM, PIM, systemu rezerwacyjnego, księgowości czy innych aplikacji. Integrujemy systemy tak, aby dane przepływały między nimi automatycznie. Informacja wprowadzona w jednym miejscu może trafić dalej bez ponownego przepisywania, ograniczając czas pracy i ryzyko błędów. Kolejne integracje i automatyzacje planujemy według ich wpływu na biznes — zaczynamy od tych, które usuwają najwięcej ręcznej pracy lub odblokowują dalszy rozwój.
Ludzie i wdrożenie
System, którego zespół chce używać
Nawet dobre technologicznie rozwiązanie nie przyniesie efektu, jeśli będzie utrudniało codzienną pracę. Dlatego w projekt angażujemy osoby, które rzeczywiście korzystają z danego procesu. Prowadzimy warsztaty, testujemy rozwiązanie z użytkownikami i przygotowujemy zespół do zmiany sposobu pracy. Tam, gdzie jest to potrzebne, wdrożenie przeprowadzamy etapami.
Efekt mierzymy na podstawie konkretnych wskaźników, takich jak czas realizacji procesu, liczba ręcznych czynności czy liczba błędów wymagających wyjaśnienia.Logistyka / LogTech
Tworzymy dedykowane oprogramowanie dla firm logistycznych, transportowych, spedycyjnych i operatorów magazynowych.
Logistyka / LogTech ↗
FAQ
Pytania, które słyszymy przed transformacją
- Od analizy obecnych procesów. Szukamy czynności, które zajmują dużo czasu, wymagają ręcznego przepisywania danych, generują błędy lub zależą od wiedzy jednej osoby. Następnie określamy, które usprawnienie może dać największy efekt.
- Najczęściej są to powtarzalne procesy związane z dokumentami, przepływem danych, raportowaniem, płatnościami, obsługą klienta, rezerwacjami czy współpracą między działami. Priorytetem są obszary, w których ręczna praca realnie ogranicza firmę.
- Porównujemy czas i koszt obecnego procesu z tym, jak może wyglądać po zmianie. Bierzemy pod uwagę również liczbę błędów, skalę procesu i możliwość dalszego rozwoju bez zwiększania ilości ręcznej pracy.
- Zwykle nie. Jeśli obecne narzędzia spełniają swoją funkcję i pozwalają na integrację, często lepiej je połączyć niż zastępować. Wymianę rekomendujemy wtedy, gdy system rzeczywiście ogranicza dalszy rozwój.
- Nie ma jednego czasu dla całej transformacji firmy. Dlatego pracujemy etapami. Najpierw analizujemy procesy i wdrażamy wybrane usprawnienie, a kolejne obszary rozwijamy na podstawie osiągniętych efektów.
- Oba podejścia są możliwe. Jeśli gotowe rozwiązanie dobrze obsługuje proces, nie ma potrzeby budowania go od zera. Dedykowaną aplikację tworzymy wtedy, gdy standardowe narzędzia nie odpowiadają specyfice procesu lub ograniczałyby rozwój firmy.
- Nie. Najlepsze rezultaty zwykle daje stopniowa cyfryzacja konkretnych procesów. Nie automatyzujemy dla samej automatyzacji — technologia powinna rozwiązywać konkretny problem i przynosić mierzalną wartość.
Zbudujmy wspólnie produkty cyfrowe dla Twojej firmy
Powiązane artykuły
Interesuje cię automatyzacja procesów w firmie?
Zaczynamy od mapowania procesów takich, jakie są — z Excelem i mailem jako systemem — i wskazujemy, gdzie automatyzacja zwróci się najszybciej.
Napisz do nasPozostałe usługi
Web development
Projektujemy i tworzymy dedykowane aplikacje webowe - od MVP, które pozwala szybko zweryfikować pomysł, po rozbudowane platformy i systemy rozwijane przez lata. Budujemy zarówno warstwę frontendową, jak i backend, API, bazy danych, panele administracyjne oraz integracje z zewnętrznymi systemami. Pracujemy m.in. z Next.js, React, Node.js, NestJS, Pythonem, PostgreSQL i MongoDB. Tworzymy rozwiązania dopasowane do konkretnego procesu biznesowego: aplikacje SaaS, systemy wewnętrzne, platformy sprzedażowe, serwisy internetowe, marketplace’y i systemy CMS.
Dowiedz się więcejUX/UI Design
Projektujemy UX/UI aplikacji webowych, mobilnych i systemów B2B - od analizy potrzeb użytkowników i pierwszych makiet po gotowy interfejs oraz design system w Figmie. Nie projektujemy ekranów w oderwaniu od produktu. Sprawdzamy ścieżki użytkowników, dane z analityki i ograniczenia technologiczne, żeby stworzyć rozwiązanie, które jest wygodne w użyciu i możliwe do sprawnego wdrożenia. Po uruchomieniu produktu możemy wrócić do heatmap, nagrań sesji, analityki i rozmów z użytkownikami. Dzięki temu kolejne zmiany wynikają z danych, a nie z przypuszczeń.
Dowiedz się więcejE-commerce
Projektujemy i wdrażamy sklepy internetowe oraz platformy e-commerce dopasowane do modelu sprzedaży i procesów firmy. Pracujemy zarówno z gotowymi rozwiązaniami, jak i z architekturą headless oraz dedykowanymi systemami sprzedażowymi. Budujemy e-commerce dla sprzedaży B2C i B2B, rozbudowanych katalogów produktów, wielu rynków oraz marketplace’ów. Integrujemy sklepy z ERP, WMS, CRM, PIM, płatnościami i logistyką, projektujemy konfiguratory produktów i niestandardowe procesy zakupowe. Dbamy również o wydajność, SEO techniczne i przygotowanie platformy na sezonowe wzrosty ruchu.
Dowiedz się więcej