Google Workspace, Microsoft Teams, Slack - narzędzia do pracy zespołowej.

Praca w zespole jest bardzo wymagająca pod względem umiejętności zarządzania, delegowania zadań oraz ich terminowego egzekwowania. Dodatkowo wymaga stałej komunikacji pomiędzy różnymi członkami zespołu oraz przesyłania plików o różnych rozmiarach i formatach. Dlatego też wiele małych oraz dużych firm korzysta z różnych narzędzi do pracy zespołowej. Rejestrują one aktywność pracowników, zapisują wszelkie rozmowy oraz powalają przesyłać dokumenty. Wszystko to umożliwia powrót do wiadomości i ich szybką kontrolę w trakcie jakichkolwiek problemów. 

Coraz większa popularność outsourcingu, który polega na wynajmie pracowników nie tylko z Polski, ale i z całego świata oraz  ciężkie czasy pandemii sprawia, że coraz więcej firm doceniło narzędzia do zdalnej pracy zespołowej. Wszystko też wskazuje na to, że tendencja ta będzie wzrastać, a tego rodzaju narzędzia na stałe zagoszczą w wielu nowoczesnych przedsiębiorstwach. Jakie narzędzia do pracy zespołowej warto używać i dlaczego?

Slack

Slack to komunikator, który pozwala na błyskawiczne przesyłanie wiadomości. Powstał w 2015 roku, jako narzędzie do komunikacji firmowej jednak cieszy się popularnością również wśród użytkowników niebiznesowych. Pozwala przesyłać wiele różnych rodzajów plików. Jednak to, co wyróżnia go spośród podobnych narzędzi dostępnych na rynku to fakt, iż umożliwia tworzenie kanałów publicznych i prywatnych. To z kolei pozwala zminimalizować ilość niepotrzebnych wiadomości skierowanych do wszystkich, które niekoniecznie dla wszystkich są przeznaczone. Pozwala to oszczędzić wiele miejsca w skrzynce oraz czasu na przeglądnie niepotrzebnych wiadomości oraz bardzo organizuje pracę w zespole.Usprawnia także pracę freelancerów, którzy mogą komunikować się z klientami za pośrednictwem Slacka, korzystając z kanału prywatnego. 

Jego instalacja jest niezwykle prosta. Wystarczy wejść na stronę aplikacji i utworzyć nowy zespół Slack podając swój adres e-mail i wpisując nazwę użytkownika. A następnie dodać innych użytkowników, przy czym aplikacją samodzielnie zaproponuje taki wybór. Użytkownik samodzielnie decyduje też, kto znajdzie się w kanale prywatnym. To znacznie organizuje liczbę wysyłanych wiadomości jedynie do osób, których rzeczywiście one dotyczą.

Zalety:

• udostępnia liczne funkcjonalności, które usprawniają pracę zespołową;
• umożliwia przechowywanie plików w chmurze;
• pozwala na wykonywanie połączeń telefonicznych z dowolnego urządzenia połączonego ze Slack;
• narzędzie jest całkowicie darmowe jednak w wersji płatnej udostępnia wiele innych przydatnych funkcjonalności;
• pozwala na integrację z innymi narzędziami takimi jak Dropbox, Facebook czy Trello raz  nie ma limitu darmowych użytkowników

Wady:

• nie pozwala na prowadzenie videokonferencji, co jest jego główną wadą;
• brak funkcji wysyłki plików video;
• nie udostępnia informacji o ostatniej aktywności użytkownika na Slacku;
• w trakcie nagromadzenia wiadomości te najstarsze zostają automatycznie kasowane z rejestru.

Microsoft Teams

W 2018 roku pojawił się główny konkurent dla Slack, jakim jest Microsoft Teams. Jest to narzędzie do pracy zespołowej, które umożliwia nie tylko komunikację wewnątrz firm, ale i okazało się bardzo popularne wśród nauczycieli i uczniów. Jego przewaga nad wspomnianym wyżej jest fakt, że umożliwia prowadzenie videokonferencji i videolekcji w wielkich grupach do nawet kilkuset osób, jak i spotkań prywatnych. Co więcej, narzędzie korzysta ze sztucznej inteligencji, dzięki czemu wynosi rozmowy na najwyższy poziom. Jego funkcje pozwalają nie tylko rejestrować rozmowy, ale i automatycznie tworzyć do nich transkrypcje. Microsoft Teams zwiększa produktywności pracy w zespole, pozwalając zgromadzić w jednym miejscu nie tylko wiadomości i rozmowy. Udostępnia także kalendarz spotkań czy planner, pozwala na dostęp do dodatkowych narzędzi oraz umożliwia dodawanie gości do konta Azure Active Directory, co oznacza wsparcie niezależnego konsultanta aż do momentu zakończenia projektu.

Zalety:

• umożliwia prowadzenie videokonferencji dla wielu osób jednocześnie z jednoczesnym prowadzeniem pełnej historii i transkrypcją rozmów;
• jest niezwykle elastyczny, dlatego sprawdza się w wielu branżach nie tylko w IT, ale i szkolnictwie, opiece zdrowotnej, finansach, zarządzaniu, marketingu, obsłudze klienta czy inżynierii;
• umożliwia integrację z wieloma aplikacjami - Word, Excel, Planner, Outlook, Exchange, Power BI, OneNote, Sharepoint, Outlook, Yammer, OneDrive, Excel, Skype;
• oferuje darmowy dostęp do tych funkcjonalności, które w Slack dostępne są w wersji płatnej;
• umożliwia korzystanie z niego bez instalacji na urządzeniu, a z poziomu przeglądarki internetowej.

Wady:

• faworyzuje narzędzia z pakietu Office 365, przez co stanowi barierę finansową dla freelancerów i firm z małym budżetem;
• nieuporządkowana struktura plików – wszystkie pliki są automatycznie zapisywane w folderze głównym, a w trakcie próby ich uporządkowania i przeniesienia wszelkie łącza do plików zostają przerwane;
• dzięki wielu funkcjonalnościom spotkana online mogą przysporzyć sporo problemów, jeśli użytkownik nie jest dobrze obeznany z tym narzędziem;
• nie umożliwia przenoszenia kanałów między zespołami, co wymaga czasochłonnej pracy ręcznej przy przenoszeniu wiadomości i plików.

Google Workspace

Google Workspace (wcześniej G Suit i Google Apps for Work) to narzędzie do pracy zespołowej działające w chmurze, które powstało w 2006 roku i jest nieustannie doskonalone. Jest idealny dla biznesu, edukacji i innych instytucji. Oprogramowanie umożliwia korzystanie z aplikacji webowych, z których najważniejszymi są: Gmail, Dysk Google, Kalendarz Google, Dokumenty Google czy Spotkania Google. Dzięki temu, że wykorzystuje rozwiązania chmurowe wszelkie dokumenty i wiadomości są bezpiecznie przechowywane w centrach danych Google. Google Workspace znaczne usprawnia pracę, ponieważ pozwala rozdzielić rolę użytkowników i nadać im różne uprawnienia oraz umożliwia wymianę dokumentów w czasie rzeczywistym. Można korzystać z niego w oknie przeglądarki z każdego miejsca na świecie z dostępem do Internetu.  Dzięki niemu można zrezygnować z aplikacji komputerowych.

Zalety:

• udostępnia nieograniczoną przestrzeń danych;
• umożliwia zbudowanie własnej strony www oraz rejestrację adresu e-mail we własnej domenie;
• posiada najważniejsze usprawnienia takie jak kalendarz, arkusze kalkulacyjne, edytor tekstu czy tworzenie prezentacji, videokonferencje w jednym miejscu bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania;
• umożliwia odzyskiwanie danych przez nieograniczony okres czasu; w  wersji podstawowej odzyskiwanie możliwe jest jedynie przez 25 dni;
• brak reklam.

Wady:

• brak aplikacji komputerowych — aby skorzystać z narzędzia, wymagana jest przeglądarka internetowa;
• w wersji premium dostępnych jest wiele funkcjonalności, które mogą utrudnić nawigację i poruszanie się po narzędziu;
• problemy z konwersją dokumentów Google na formaty PDF oraz dokumenty Microsoft;
• ma bardziej ograniczone możliwości Hangouta niż Slack.