Fixed Price czy Time & Material – jaki model rozliczenia w projektach IT wybrać?

Model współpracy w ramach projektu z branży IT to podstawowy wybór, którego musi dokonać firma zlecająca jego wykonanie. Dzięki różnorodności tych modeli pomiędzy wykonawcą a zleceniodawcą możliwe jest jak najlepsze dopasowanie budżetu i harmonogramu prac w każdym projekcie.

Zarówno model rozliczania Fixed Price, jak i Time &Material mają swoje zalety i wady, o których warto pamiętać, aby podjąć właściwą decyzję.

Czym jest Fixed Price?

Model współpracy Fixed Price stosuje się w momencie, gdy harmonogram prac i wytyczne zleceniodawcy są dokładnie i szczegółowo zaplanowane. Polega on na wycenie całego projektu z góry, jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań. Jednakże ta forma rozliczenia najczęściej zawyża rzeczywistą cenę projektu ze względu na możliwe, niezaplanowane wcześniej zmiany, które mogą zostać wprowadzone na różnym etapie prac. Choć z reguły unika się tej praktyki, to jednak software house zabezpiecza się w ten sposób przed ryzykiem poniesienia dodatkowych kosztów. Jeśli natomiast zmiany te pojawiają się często ich koszt okazuję się znacznie wykraczać poza ramy określonego budżet. Przykładami naszych realizacji, gdzie taki model rozliczenia odniósł oczekiwane efekty są projekty wykonana dla RealPoland sp. z o.o. czy Torsystem Butzbach.

Model rozliczania Fixed Price najczęściej stosuje się w przypadku mniejszych projektów ze stosunkowo krótkim terminem realizacji, gdy zarówno firma zlecająca, jak i software house są w stanie precyzyjnie określić budżet, w jakim zamknie się całe przedsięwzięcie. Co więcej, ten model współpracy jest najbardziej korzystny dla firm nieposiadających w zespole specjalistów, którzy mogliby na bieżąco śledzić efektywność i czasy pracy programistów.

Czym jest Time and Material?

Model rozliczania Time &Material jest najlepszym rozwiązaniem dla firm, które nie mają ściśle określonego harmonogramu prac i specyfikacji projektu. Dzięki indywidualnie ustalonej stawce godzinowej możliwe jest rozliczanie się za faktycznie wykonaną pracę oraz elastyczne wprowadzanie modyfikacji na każdym etapie realizacji. Jest to nie tylko dobra opcja dla wykonawcy, ponieważ nie podejmuje ryzyka w momencie, gdy wcześniej rozpisany harmonogram prac znacznie przerośnie pierwotnie ustalony koszt zlecenia. Także firma zlecająca w przypadku bieżących modyfikacji, wynikających z nieprzewidzianych wymagań projektu, płaci najniższą cenę ustalaną każdorazowo za konkretną zmianę czy nową funkcjonalność. Co więcej, rozpoczęcie prac nad całym projektem można rozpocząć o wiele szybciej niż w przypadku Fixed Price, ponieważ wystarczy jedynie określić założenia biznesowe i główne funkcjonalności projektu. Model ten idealnie sprawdził się podczas współpracy naszego software house’u z firmą Tigase INC. czy GreenTransit.

Model współpracy Time &Material wydaje się być najlepszym wyborem dla dużych, skomplikowanych projektów, których ostateczny kształt krystalizuje się w dużej mierze w trakcie prac prowadzonych nad projektem i zakłada długoterminową realizację. Jednakże ta forma rozliczenia wymaga regularnych konsultacji ze specjalistą wewnątrz firmy zlecającej lub specjalnie do tego celu zatrudnionym freelencerem, który na bieżącą może zdawać raport dotyczący efektów przeprowadzonych czynności nad projektem.

Fixed Price czy Time and Material – a może połączenie obu modeli?

To, jaki model rozliczania wybierzemy odgrywa kluczowe znaczenie nie tylko w budżecie firmy zlecającej i software house'u, ale i w przyszłym rozwoju projektu, a także w budowaniu pozytywnych i długotrwałych relacji biznesowych. Warto zatem wiedzieć, jaka jest różnica pomiędzy Fixed Price i Time &Material, aby móc je zastosować i osiągnąć zadowalające efekty w jak najniższej cenie, które zadowolą obie strony.

Kiedy wybrać Fixed Price?

• harmonogram prac i specyfikacja projektu są dokładnie rozplanowane i rozpisane oraz zakładają raczej krótki czas wykonania;
•  software house realizujący projekt jest godny zaufania i cieszy się dobrą opinią w branży;
• firma zlecająca nie posiada specjalistycznej wiedzy, która umożliwiłaby weryfikacje prac prowadzonych przez agencję.

Kiedy wybrać Time and Material?

• projekt zakłada długi czas realizacji, nie jest dokładnie sprecyzowany i nie posada harmonogramu prac, a jedynie główne założenia i podstawowe funkcjonalności;
• umożliwia kontrolę nad pracami wykonywanymi i wycenianymi na bieżąco;
• firma zlecająca posiada specjalistę, którego wiedza umożliwia weryfikację prac prowadzonych przez agencję.     
   

Istnieje również trzecia możliwość, która zakłada połączeniu obu modeli współpracy. Profesjonalny software house lub agencja IT umożliwia swoim klientom dowolny wybór modelu pracy, a także ich łączenie na różnych etapach realizacji projektu. Oznacza to, że główny korpus projektu można oprzeć o formę rozliczania Fixed Price, z kolei pracę nad zmianami i przyszłym rozwojem rozliczać już w modelu Time & Material – lub odwrotnie. Zapraszamy na stronę naszego portfolio, w którym realizowaliśmy hybrydowy model współpracy nad projektem GREEN TRANSIT.

Jak wybrać najlepszy model rozliczeń dla swojego projektu IT?

Wybór najlepszego modelu rozliczeń dla swojego projektu IT zależy od wielu czynników, takich jak zakres prac, budżet, harmonogram, oczekiwania co do jakości, ryzyko i wiele innych. Dlatego ważne jest, aby przed wyborem modelu rozliczeń dokładnie przeanalizować wszystkie te czynniki i wziąć pod uwagę różne scenariusze.

Przy wyborze modelu rozliczeń warto rozważyć, jak duży wpływ na projekt ma elastyczność i możliwość modyfikacji wymagań w trakcie trwania projektu. W przypadku projektów, w których wymagania są bardziej ustalone i klarowne, lepszym rozwiązaniem może być model Fixed Price, który umożliwia dokładne oszacowanie kosztów i czasu realizacji projektu. Natomiast w przypadku projektów, w których wymagania są bardziej dynamiczne i zmieniają się w trakcie trwania projektu, lepszym rozwiązaniem może być model Time & Material, który umożliwia większą elastyczność i dopasowanie kosztów do rzeczywistego czasu i wysiłku potrzebnego do realizacji projektu.

Ważnym elementem wyboru modelu rozliczeń jest również ocena ryzyka związanego z projektem. W przypadku projektów o wysokim ryzyku lepszym rozwiązaniem może być model Time & Material, który pozwala na większą elastyczność i zmniejsza ryzyko związane z nieprzewidywalnymi sytuacjami. Natomiast w przypadku projektów o mniejszym ryzyku, model Fixed Price może być bardziej odpowiedni, ponieważ pozwala na dokładne oszacowanie kosztów i zaplanowanie harmonogramu.

Warto również uwzględnić budżet i oczekiwania co do jakości realizacji projektu. Model Fixed Price może być bardziej odpowiedni, jeśli budżet jest ograniczony i oczekiwania co do jakości są jasno określone i łatwe do spełnienia. Natomiast model Time & Material może być bardziej odpowiedni, jeśli budżet jest bardziej elastyczny i oczekiwania co do jakości są bardziej złożone i trudne do spełnienia.